POSKOTAKALTIMNEWS.COM,BALIKPAPAN-Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur melalui Biro Umum menggelar kegiatan Penguatan Persuratan dan Arsip Sesuai Tata Naskah Dinas dan Pedoman Tata Kearsipan pada lingkup Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur, di Ballroom Hotel Novotel Balikpapan, Kamis (28/7/2022). Kegiatan ini dibuka Penjabat Sekretaris Daerah Provinsi (Pj Sekdaprov) Kaltim H Riza Indra Riadi.

“Acara penguatan persuratan dan arsip ini sangat penting dan strategis, karena terkait dengan administrasi. Dengan tertib arsip dan sesuai peraturan maka itu akan mudah mengetahui apakah surat itu asli atau palsu, dan bisa mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan di suatu hari nanti,” kata Riza.

Untuk itu, Riza meminta secara khusus baik kepada narasumber dan peserta agar bisa benar-benar menjadikan kegiatan ini untuk berbagi ilmu tentang kearsipan, khususnya untuk dapat tertib pengelolaan arsip di setiap instansi pemerintah. Serta dapat mengikuti kegiatan ini dengan sebaik mungkin.

“Narasumber hendaknya dapat menyampaikan materi tentang hal-hal yang kecil namun memberikan dampak sangat besar. Karena pentingnya arsip ini supaya bisa aman, tenteram dan selamat nantinya. Peserta harus mengikuti kegiatan ini dengan serius, agar bisa menerapkan pemahaman yang didapat pada kegiatan ini di tempat tugas masing-maisng. Karena semua yang menyangkut dengan kearsipan ini ada di semua instansi,” ujat Riza.

Untuk itu, lanjut Riza, pahami fungsi, peranan maupun sangsi daripada perbuatan apabila melanggar ketentuan atau standar operasional prosedur (SOP) dalam administrasi surat menyurat dan pengelolaan arsip.

“Jadi harus konsisten, melihat pentingnya surat itu, apa risikonya ketika sudah ditandatangani. Jangan sampai ada hal dikemudian hari yang sifatnya merugikan negara atau hal lainnya, kemudian kita yang menanggungnya,” pungkas Riza.

Kepala Biro Umum Setdaprov Kaltim Hj Norhayati Usman selaku ketua panitia mengungkapkan maksud dari kegiatan ini dalam rangka tertib administrasi pengelolaan persuratan dan arsip di lingkup Setdaprov Kaltim sesuai Pergub Kaltim No. 43 Tahun 2009 tentang pedoman tata kearsipan dan Pergub Kaltim No. 40 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemprov Kaltim.

“Melalui kegiatan ini, harapan kita kedua pergub tersebut kembali tersosialisasikan kepada para peserta, dan tertib pengolahan dan pengelolaan persuratan dan arsip di lingkup Setdaprov Kaltim bisa dilakukan dengan baik. Serta menyamakan persepsi dalam penciptaan surat sesuai tata naskah dinas dan pengelolaan arsip sesuai pedoman tata kearsipan,” ungkap Nunung, sapaan akrab Norhayati Usman.

Kegiatan ini diikuti kasubbag umum/kasubbag TU dan staf dari sembilan Biro di lingkup Setdaprov Kaltim, menghadirkan narasumber, yaitu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim HM Syafranuddin dan Sofian Noor dari DPRD Kaltim.(mar)